Lập hồ sơ là trách nhiệm của người được giao theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức. Việc lập hồ sơ công việc có một số vai trò quan trọng sau đây:

       Thứ nhất, giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị quản lý, sắp xếp văn bản một cách khoa học, đầy đủ và có hệ thống . Tất cả văn bản, tài liệu trước, trong và sau quá trình giải quyết việc sẽ được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề,  từng sự việc, phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ giúp lãnh đạo và công chức, viên chức tìm kiếm, khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, công chức, viên chức. 

       Thứ hai, mỗi hồ sơ được lập sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo cơ quan, các đơn vị, tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm được thành phần hồ sơ, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát, giữ gìn được bí mật của cơ quan, của ngành, của nhà nước từ đó giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ

       Thứ ba, lập hồ sơ công việc tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ công việc ở mỗi cơ quan là bước phân loại và xác định được giá trị của hồ sơ. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý và các nghiệp vụ chuyên môn khác, và tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., từ đó nâng cao được hiệu quả và chất lượng công tác lưu trữ. Bên cạnh đó sẽ giảm bớt ngân sách nhà nước chi cho việc chỉnh lý tài liệu hàng năm của địa phương.

Ảnh 1:Tài liệu trước khi được lập hồ sơ