Ngày 21 tháng 4 năm 2020 Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau đã ban hành Quyết định số 673/QĐ-UBND về việc phê duyệt  Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tỉnh Cà Mau, giai đoạn 2020 - 2025” theo tinh thần Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.  

           Theo Chỉ thị, trong những năm qua, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý. Tuy nhiên, việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử hiện vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập; thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc tại nhiều cơ quan, tổ chức ở trung ương, địa phương chưa nghiêm. Ý thức của một số công chức, viên chức về lập hồ sơ công việc chưa cao; tài liệu lưu trữ còn phân tán ở nhiều nơi; tình trạng giao nộp tài liệu chưa đúng quy định vào Lưu trữ cơ quan vẫn còn phổ biến, nhất là các đơn vị trực thuộc cấp dưới, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu và lựa chọn tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử các cấp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy Thủ tướng Chính phủ chỉ thị Bộ trưởng các bộ, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, các tập đoàn kinh tế và tổng công ty nhà nước, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo trách nhiệm quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ.

            Căn cứ vào nội dung Chỉ thị số 35/CT-TTg và thực trạng của công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc Đề án, Đề án “Chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tỉnh Cà Mau, giai đoạn 2020 - 2025” Chủ tịch Uỷ Ban nhân tỉnh xây dựng nhằm mục tiêu cơ bản là:

            Tổ chức phân loại, chỉnh lý khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn để kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

             Giải quyết cơ bản tình trạng tài liệu chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại, chỉnh lý khoa học, xác định giá trị... còn tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức (chủ yếu là Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố Cà Mau) trên cơ sở lập ra một trật tự mới trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, bắt đầu bằng việc hướng dẫn thực hiện, đảm bảo nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tạo thói quen cho công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyêt công việc phải tiên hành lập hồ sơ công việc và giao nộp hô sơ vào lưu trữ cơ quan hằng năm theo quy định.

            Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, trùng thừa nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản; đồng thời làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định hiện hành.

          Từng bước xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và áp dụng các thành tựu của khoa học công nghệ có hiệu quả; hệ thống cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ, phục vụ cho việc quản lý, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.

           Đồng thời, để thực hiện có hiệu quả Đề án, Uỷ ban nhân dân tỉnh Cà Mau đã triển khai nhiều giải pháp cho công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trên cơ sở tăng cường vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong công tác chỉ đạo, tổ chức thực hiện và trách nhiệm của từng công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ.

          Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo, thường xuyên kiểm tra lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức hàng năm; thực hiện tốt giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định; quan tâm việc bố trí kinh phí để phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ; đầu tư mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nâng cấp phòng, hoặc kho để bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ.

         Tất cả các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ sau khi được chỉnh lý phải đưa vào kho lưu trữ cơ quan bảo quản an toàn theo quy định; nâng cao ý thức và trách nhiệm đối với từng công chức, viên chức và người làm công tác lưu trữ.

          Xác định trọng tâm, trọng điểm để thực hiện chỉnh lý nhằm giảm thiểu khối lượng tài liệu tồn đọng, tiết kiệm ngân sách và tạo điều kiện đế bảo quản tốt nhất hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử.