Một số điểm mới cần lưu tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Một số điểm mới cần lưu tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
Ngày 05/03/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ về công tác văn thư thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010, nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư, đáp ứng các yêu cầu, tiến trình cải cách hành chính.
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là Nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020.
1. Các loại văn bản hành chính
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ. Vì “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức (Tại khoản 3 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP).
2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Đối với cỡ chữ của tên loại văn bản, trước đây theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV, tên loại văn bản hành chính chỉ được thực hiện bởi duy nhất 01 cỡ chữ là 14. Nay, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định việc trình bày tên loại văn bản hành chính có thể là cỡ chữ 13 hoặc 14.
Đối với việc trình bày căn cứ ban hành văn bản hành chính, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn là chữ in thường, kiểu chữ đứng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”, Nghị định 30 quy định là chữ in thường, kiểu chữ nghiêng; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “chấm”.
Về vị trí đánh số trang của văn bản hành chính, Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn đánh tại góc phải ở cuối trang giấy, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định đánh số trang văn bản: được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.
Đối với nơi nhận văn bản, theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT-BNV thì chỉ có Công văn là loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất (gồm từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc) và Tờ trình có thể có nơi nhận ở phần thứ nhất. Theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản phải có nơi nhận ở phần thứ nhất là Báo cáo.
Về thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành, trước đây, không có văn bản nào quy định cụ thể việc trình bày thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục được ban hành mà chỉ được thể hiện ở mẫu 1.3 của Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Nay, Nghị định 30 quy định cụ thể việc trình bày thành phần này, bao gồm: Số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục (Kèm theo văn bản số…/…-… ngày … tháng… năm…) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.
Đối với văn bản điện tử trước khi Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được ban hành, các nội dung về văn bản điện tử được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019, quy định về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành. Một số điểm mới của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về chữ ký số của cơ quan, tổ chức trong văn bản điện tử cụ thể như sau:
- Đối với văn bản chính, chữ ký số của cơ quan, tổ chức “là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái”.
- Đối với văn bản kèm theo (phụ lục) cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
- Đối với văn bản kèm theo không cùng tệp tin với văn bản điện tử:
+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo:
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
+ Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
- Đối với văn bản số hóa: “¬Hình ảnh: Không hiển thị. Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.”
Như vậy, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính không cùng tệp tin với văn bản chính và trên văn bản số hóa sẽ không hiển thị hình ảnh con dấu của cơ quan tổ chức tại vị trí ký số văn bản.
Ảnh minh họa
3 . Về viết hoa trong văn bản hành chính
Trước đây, tại Phụ lục VI Thông tư 01/2011/TT-BNV về viết hoa trong văn bản hành chính hướng dẫn 05 nhóm trường hợp phải viết hoa gồm: Viết hoa vì phép đặt câu; viết hoa danh từ riêng chỉ tên người; viết hoa tên địa lý; viết hoa tên cơ quan, tổ chức; viết hoa các trường hợp khác.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định 05 nhóm trường hợp phải viết hoa như Thông tư 01/2011/TT-BNV, tuy nhiên đã sửa đổi và bổ sung thêm một số trường hợp phải hoa trong từng nhóm. Cụ thể:
Đối với viết hoa vì phép đặt câu: Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định phải viết hoa vì phép đặt câu trong các trường hợp sau dấu chấm lửng (...); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “...”) và viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng). Nhưng Nghị định 30/2020/NĐ-CP chỉ bắt buộc viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh, đó là: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng. Như vậy, chỉ khi dùng 04 loại dấu câu này thì người viết mới phải viết hoa, còn các dấu khác thì viết chữ cái đầu bình thường.
Đối với viết hoa tên địa lý: Thông tư số 01/2011/TT-BNV chỉ có một trường hợp viết hoa đặc biệt là “Thủ đô Hà Nội” nhưng hiện nay Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm cả “Thành phố Hồ Chí Minh” vào trường hợp viết hoa đặc biệt.
Đối với viết hoa các trường hợp khác: Nghị định 30/2020/NĐ-CP có một số điểm mới như sau:
- Bổ sung quy định: Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa gồm: Nhân dân, Nhà nước.
- Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều. Trước đây, Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định viện dẫn điểm, khoản cũng viết hoa, tuy nhiên Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định điểm, khoản không cần viết hoa. Ví dụ: “Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự”; “Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14”.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng đã bỏ quy tắc bắt buộc viết hoa trong tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo trong các văn bản hành chính.
3. Đính chính văn bản đi và Thu hồi văn bản
Tại khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cụ thể: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng Công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.
Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằng văn bản hành chính dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn… dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thu hồi văn bản như sau: “Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết” (Tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP)./.